Geschützter Arbeitsbereich
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Vom Posteingang zur entscheidungsreifen Anfrage
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Vorbereiteter Entscheidungsvorgang
Hier erscheint die Prüfung deiner eingelesenen Anfrage.
Echte eingelesene Vorgänge. Antwortvorschläge vor dem Kopieren prüfen.
Dashboard
Ausschließlich gespeicherte Vorgänge aus diesem Arbeitsbereich. Keine hochgerechnete Zeitersparnis.
Letzte Ereignisse
Automatisierungsgrad
Phasen/Ziele
In Phase 0 wird der Ablauf in einem begrenzten Pilot erprobt. Danach folgen drei Ausbauphasen. Der vollständige Anfrageablauf gehört zu Phase 1. Die Phasen unterscheiden sich darin, welche Entscheidungen und Aktionen das System selbstständig übernimmt. Dies sind Ausbauziele, keine bereits verfügbaren Funktionen.
Phase 0 · Pilot · Im kleinen Umfang erproben
- Ausgewählte Kleinaufträge bis zur vereinbarten Grenze gezielt zuleiten
- Anfragen strukturieren, fehlende Angaben erkennen und Antwortentwürfe vorbereiten
- Jeden Entwurf und jede Übergabe durch das Team prüfen lassen
- Fehler, Bearbeitungsaufwand und Qualität anhand tatsächlicher Fälle erfassen
- Prüfregeln und Zuständigkeiten gemeinsam nachschärfen
Beim Team: Fälle auswählen, Ergebnisse prüfen und Antworten versenden.
Ziel: An realen Fällen belegen, dass der Ablauf zuverlässig funktioniert und Arbeit spart.
Übergang zu Phase 1: Nach gemeinsamer Abnahme anhand vorher vereinbarter Qualitätskriterien.
Vorgesehener Einstieg. Aktuell bestehen Demo und technischer Prototyp; ein verbundener Live-Pilot ist noch nicht abgenommen.
Phase 1 · Vollständige Anfrageassistenz · Alles vorbereiten · Team gibt frei
- Anfragen und Anhänge einlesen, strukturieren und prüfen
- Fehlende Angaben erkennen und Rückfragen als Entwurf erstellen
- Kundenantworten der ursprünglichen Anfrage zuordnen und Angaben ergänzen
- Zuständige Mitarbeiter bestimmen und vollständige Vorgänge übergeben
- Offene Rückfragen, Fristen, Status und Bearbeitungsverlauf nachhalten
Automatisiert: Prüfung und Vorbereitung des gesamten Anfrageablaufs.
Beim Team: Antworten prüfen und versenden, Ausnahmen entscheiden. Keine automatische Angebotskalkulation oder Produktionsfreigabe.
Ziel: Das Team erhält entscheidungsreife Anfragen statt selbst Informationen zusammenzusuchen.
Analyse anhand der gespeicherten Matrix und Antwortvorschläge sind im angemeldeten Bereich implementiert. Postfach- und KI-Zugang sowie die Abnahme mit echten Fällen stehen aus. Nicht unterstützte Anhänge bleiben zur Sichtprüfung offen.
Phase 2 · Automatische Standardfälle · Routine selbstständig bearbeiten
- Definierte Standardanfragen innerhalb der vereinbarten Pilotgrenze automatisch bearbeiten
- Freigegebene Standardrückfragen selbstständig versenden
- Antworten auswerten, fehlende Angaben nachfordern und Erinnerungen auslösen
- Vollständige Standardfälle automatisch an die richtige Zuständigkeit übergeben
- Unklare Inhalte, Preisabweichungen und Sonderfälle an das Team eskalieren
Automatisiert: Auch die Kommunikation und Weiterleitung in eindeutig freigegebenen Standardfällen.
Beim Team: Ausnahmen, Regeländerungen und Qualitätskontrolle.
Ziel: Standardanfragen laufen ohne einzelne Versandfreigabe durch.
Noch nicht umgesetzt. Voraussetzung: nachgewiesen zuverlässige Phase 1, ausdrücklich freigegebene Versandregeln und festgelegte Abbruch- und Eskalationskriterien.
Phase 3 · Durchgängige Automatisierung · Von der Anfrage bis zur Auftragsübergabe
- Standardangebote aus verbindlichen Preis- und Leistungsregeln erstellen und innerhalb vereinbarter Grenzen versenden
- Kundenannahmen dem Angebot zuordnen und auf Änderungen prüfen
- Auftragsdaten in die vorhandene Unternehmenssoftware übertragen
- Produktions- oder Montageübergaben für freigegebene Standardfälle auslösen
- Den Ablauf überwachen und Abweichungen zur Entscheidung vorlegen
Automatisiert: Der durchgängige Standardprozess über Postfach, Angebot und Auftrag hinweg.
Beim Team: Sonderfälle und Entscheidungen außerhalb der ausdrücklich freigegebenen Grenzen.
Ziel: Definierte Standardaufträge durchlaufen den Prozess ohne manuelle Zwischenschritte.
Noch nicht umgesetzt. Separater Ausbau mit geprüften Schnittstellen, Preisregeln und ausdrücklicher Freigabe für verbindliche Angebote und Auftragsaktionen.
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